お客さんが何人かいると、AIへの相談も、つい同じ画面で続けてしまいます。Aさんへのご案内を作ってもらって、そのまま、Bさんへのお返事も頼む。楽なんです。でも、Bさんの相談をしている途中で、AIの返事にAさんの話が出てきたこと、ありませんか。
この記事では、お客さんの話が流れていい向きについて、僕の分け方をお話しします。先にお伝えしておくと、僕の相手は仕事を受けている会社なので、みなさんのお客さんとは立場が少し違います。決まりごとではなく、僕の分け方のひとつとして読んでください。
分けていても、AIのほうから話が出てきた
僕は、仕事の相手ごとに、AIとの会話の場所を分けています。ここで言う会話は、AIとやりとりをする、1つ分の画面のことです。ある相手の仕事は、その相手のための会話でだけ相談する。そう決めています。
8月19日も、ある相手の仕事を、その相手の会話で進めていました。その最中に、僕が秘書役を任せているAIのほうから、別の仕事の話が出てきたんです。僕は、そこで止めました。
なぜ、そこで止めたのか
相手の場所に、ほかの仕事の話が入ってくると、困ることが起きます。
- うっかり、その相手に話してしまう
- 資料やファイルが、混ざってしまう
- できあがった物の中に、ほかの人の話が入りこんでしまう
どれも、起きてから気づくのでは遅い。だから、出てきた時点で止めました。
話が流れていい向きは、一方通行
このとき、僕がはっきり決めたのは、話が流れていい向きです。向きは、一方通行です。
- 自分の場所には、どのお客さんの話を持ち込んでもいい
- お客さんの場所には、ほかのお客さんの話を持ち込まない
- 全部をまとめて見るのは、自分の場所だけ
場所を分けていても、AIのほうから別の話が出てくることはあります。だから、分けるだけでは足りません。向きを決めておくと、出てきたときに、迷わず止められます。
同じ画面だと、何が起きるか
仮に、お客さんが3人いたとします。同じ会話の中で、1人目には発送のご案内、2人目にはお詫び、3人目にはお礼の文を、続けて頼む。
同じ会話の中だと、AIは、前のやりとりも見ながら書きます。だから、2人目へのお詫びに、1人目の日付や品物の名前が、まぎれこむことがあるかもしれません。気づかないまま送れば、1人目のことを、2人目が知ることになります。
やり方1 会話は、お客さんひとりにひとつ
病院のカルテは、患者さんひとりに1冊ですよね。Aさんのカルテに、Bさんのことは書きません。AIの会話も、それと同じように分けます。
多くの道具では、画面の端に、これまでの会話が並んでいます。新しい会話を始めるボタンも、たいていその近くにあります。新しいお客さんの相談を始めるときは、そのボタンから、その人のための会話をひとつ作ります。
会話に名前を付けられるなら、お客さんの名前ではなく、「火曜のお客さん」のように、自分にだけ分かる呼び方にしておくと安心です。次にその人の相談をするときは、その会話に戻ってきます。
やり方2 全体を見るための、自分用の会話を持つ
今週の段取りを決めるとき。誰に何を返すか、並べたいとき。お客さん全員をまとめて考えたいときのために、自分用の会話をひとつ持っておきます。
ここには、どのお客さんの段取りや進み具合を持ち込んでもかまいません。ただ、名前や住所のような細かいことは、そのまま貼らずに、言い換えてからにしてください。それから、お客さんに送る文面は、ここでは作りません。その人の会話に戻ってから作ります。
やり方3 別の人の話が出てきたら、そこで止める
お客さんの会話の中で、ほかのお客さんの話が出てきたら、その話には乗らずに、そこで止めます。その続きは、自分用の会話に移ってから考えます。
僕のときのように、AIのほうから、別の話を持ち出してくることもあります。自分が気をつけていても起きるので、出てきたら止める、と決めておくと迷いません。
分けても、気をつけたいこと
道具によっては、会話とは別に、「覚えておいて」と頼んだことが残る場合があります。そこには、お客さんの名前を書かないほうが安心です。
今日の一歩
AIの会話の一覧を、一度だけ開いてみてください。ひとつの会話に、2人以上のお客さんの話が入っていないかを見ます。入っていたら、次の相談から、その人だけの会話をひとつ作ってください。前の会話は、消さなくて大丈夫です。
まとめ
お客さんの話は、段取りを見るためなら、自分の場所へ流していい。お客さんの場所どうしでは、流さない。分けていても、別の話が出てくることはあります。向きを決めておけば、そのとき迷わず止められる。これが、いまの僕の考えです。
YouTubeで説明してます。よかったらみてください。
よその分け方ものぞいてみたいときに、人どうしで話せる場所として、LINEのオープンチャット「おうちAI研究所」があります。気になったら、のぞいてみてください。
▼出どころ
- この記事の出来事（8月19日）は、僕が残している仕事の記録をもとにしています。どの会社の、どんな仕事だったかは伏せています。
- 僕の相手は仕事を受けている会社で、みなさんのお客さんとは立場が少し違います。決まりごとではなく、僕の分け方のひとつとして受け取ってください。
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